Retningslinjer for økonomi i private barnehager: Dette må du vite
Utdanningsdirektoratet har nylig oppdatert sin veileder om bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling. Som din regnskapsfører ønsker vi å gi deg en oversikt over de viktigste kravene for å sikre at barnehagen drives i tråd med regelverket.
Målet med regelverket i barnehageloven er at alle midler – både offentlige tilskudd og foreldrebetaling – skal komme barna i barnehagen til gode. For å oppnå dette stilles det strenge krav til hvordan pengene brukes, dokumenteres og rapporteres.
Krav til relevans og rimelig omfang
Barnehagen kan kun belastes for kostnader som direkte gjelder godkjent drift av barnehagen.
Relevans: Kostnaden må være reell og nødvendig for barnehagens drift.
Rimelig omfang: Utgiftene skal være forsvarlige og ikke overdrevet.
Eksempler på brudd: Kjøp av svært dyre biler som ikke dekker barnehagens behov, eller kostnader til å etablere nye barnehager andre steder, kan ikke belastes den godkjente barnehagen.
Eierkostnader: Kostnader knyttet til oppkjøp, goodwill eller renter på lån for å kjøpe barnehagen, regnes som eierkostnader og skal ikke dekkes av barnehagens midler.
Transaksjoner med nærstående
Når barnehagen handler med eier, familie eller selskaper i samme konsern, er det økt risiko for at vilkårene ikke er markedsmessige.
Markedsmessige vilkår: Pris og vilkår skal være de samme som om barnehagen handlet med en uavhengig part.
Dokumentasjonsplikt: Barnehagen må kunne dokumentere at transaksjonen er rasjonell og markedsmessig.
Saksbehandlingsregler: Hvis handelen med en nærstående overstiger 50 000 kroner per år, skal saksbehandlingsreglene i aksjeloven § 3-8 følges. Dette innebærer blant annet styrebehandling og protokollføring.
Personalkostnader
Barnehagen skal ikke ha vesentlig lavere personalkostnader per heltidsplass enn det som er vanlig i tilsvarende kommunale barnehager.
Dersom barnehagen har lavere kostnader utelukkende på grunn av lavere lønns-, pensjons- eller arbeidsvilkår enn i kommunen, kan dette være et brudd på loven.
Ved beregning av "vesentlig avvik" opereres det med en sikkerhetsmargin, for eksempel 30 % av kostnaden for ett årsverk.
Forbud mot utlån og garantier
Hovedregelen er at barnehagen ikke har lov til å låne ut midler som stammer fra tilskudd eller foreldrebetaling.
Unntak: Kortsiktige utlån i en konsernkontoordning (cash pool) er tillatt under visse vilkår15.
Lønnforskudd: Barnehagen kan gi forskudd på lønn til ansatte inntil to månedslønner, forutsatt at det foreligger en skriftlig avtale og nedbetalingstiden er under ett år16.
Nye krav fra 2025: Revisjon og organisering
Fra og med 2025 trer det i kraft viktige endringer som alle barnehageeiere må være forberedt på:
To separate revisjonskrav: Alle barnehager må nå bruke statsautorisert revisor til både revisjon av årsregnskapet og attestasjon av Basil-rapporteringen.
Selvstendig rettssubjekt: Som hovedregel skal hver barnehage være organisert som et selvstendig rettssubjekt (eget selskap)18. Det er også forbudt å drive annen virksomhet i samme selskap som barnehagen.
Internkontroll
Det er barnehageeiers ansvar å ha et system for internkontroll som sikrer at disse økonomiske reglene følges20202020. Dette innebærer gode rutiner for bokføring, dokumentasjon av avtaler og kontroll med kostnader.
Har du spørsmål om hvordan disse reglene påvirker din barnehage, eller trenger du hjelp til å dokumentere transaksjoner med nærstående? Vi i regnskapskontoret står klare til å bistå deg med rådgivning og kvalitetssikring.