Forskudd til ansatte: Viktig skille mellom lønn og feriepenger

Er det lov å gi forskudd på feriepenger eller lønn? Det er ikke uvanlig at ansatte kan komme i situasjoner hvor de trenger ekstra penger før neste lønnsutbetaling – kanskje går kjøleskapet i stykker, bilen trenger akutt reparasjon, eller det oppstår andre uforutsette utgifter. Som arbeidsgiver kan det være fristende å hjelpe ved å gi forskudd på feriepenger eller lønn. Men hva sier egentlig reglene?

Forskudd på feriepenger – ikke tillatt

Feriepenger reguleres strengt av ferieloven, og det er ikke tillatt å utbetale feriepenger før de er opptjent og forfalt til utbetaling. Feriepenger opptjenes i løpet av et opptjeningsår (kalenderåret) og skal utbetales i ferieåret (året etter).

Hovedregelen er at feriepenger skal utbetales:

  • I juni måned (for ferie som skal avvikles i ferieåret)

  • Ved avvikling av ferie (hvis dere praktiserer dette)

  • Ved fratreden

Dette betyr at selv om en ansatt i januar trenger penger til et nytt kjøleskap, kan dere ikke gi forskudd på feriepengene som skal utbetales neste juni. Feriepenger er en lovfestet rettighet som skal sikre ansattes økonomi under ferie, og systemet er bygget opp slik at pengene ikke kan disponeres før rett tidspunkt.

Forskudd på lønn – ja, men med forbehold

I motsetning til feriepenger er det tillatt å gi forskudd på fremtidig lønn. Dette er ikke regulert i arbeidsmiljøloven, men er en privatrettslig avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.

Praktiske hensyn ved lønnsforskudd

Selv om det er lovlig, bør dere vurdere nøye om dere vil tilby dette:

Retningslinjer og likebehandling
Etabler klare retningslinjer for når og hvordan lønnsforskudd kan gis. Det er viktig at alle ansatte behandles likt for å unngå konflikter eller opplevelse av urettferdig behandling.

Skriftlig avtale
Inngå alltid en skriftlig avtale som tydeliggjør:

  • Hvor stort beløpet er

  • Når forskuddet skal trekkes tilbake (vanligvis fra neste lønnsutbetaling)

  • At dette er et rentefritt lån

  • Hva som skjer hvis arbeidsforholdet avsluttes før forskuddet er tilbakebetalt

Skattemessige konsekvenser
Et lønnsforskudd er normalt ikke skattepliktig i seg selv, siden det er forskudd på lønn som uansett skal utbetales og skattlegges. Men vær nøye med bokføringen slik at det fremgår tydelig at dette er forskudd og ikke en bonus eller gave.

Økonomisk risiko
Vurder deres egen likviditet. Hvis flere ansatte ber om forskudd samtidig, kan det påvirke barnehagens kontantstrøm.

Ansattes økonomi
Hjelper dere virkelig den ansatte på lang sikt? Hvis en medarbeider ofte trenger forskudd, kan det være et tegn på økonomiske utfordringer som kanskje bør håndteres på andre måter – for eksempel ved å tilby kontakt med gjeldsrådgivning.

Alternativer til forskudd

Hvis dere er usikre på om dere vil tilby lønnsforskudd, finnes det andre måter å støtte ansatte på:

Lån fra NAV eller sosiale tjenester
Ansatte i akutte økonomiske situasjoner kan søke om lån eller støtte fra NAV eller kommunens sosiale tjenester.

Frivillige organisasjoner
Organisasjoner som Kirkens Bymisjon eller Frelsesarmeen kan i noen tilfeller hjelpe med akutte behov.

Fagforeninger
Enkelte fagforeninger tilbir medlemmene økonomisk bistand i vanskelige situasjoner.

Oppsummering

  • Forskudd på feriepenger: Ikke tillatt etter ferieloven

  • Forskudd på lønn: Tillatt, men bør reguleres med klare retningslinjer og skriftlig avtale

  • Vurder både juridiske, økonomiske og sosiale aspekter før dere etablerer en ordning for lønnsforskudd

PBL Regnskap kan bistå barnehagene med å sette opp gode rutiner dersom de ønsker å tilby lønnsforskudd, inkludert korrekt bokføring og dokumentasjon som sikrer at både arbeidsgiver og arbeidstaker er beskyttet.